Wie schrijft het project uit?

Heb je al een EU-subsidieoproep gespot? Is er al een goed omschreven projectidee? Ken je de projectpromotor en eventueel al een aantal partners? Dan is de volgende vraag wie de projectschrijver zal zijn. Wie zal het – uitgebreide en specifieke – aanvraagformulier invullen, de projectdoelstelling, activiteiten en resultaten en het financiële plan uitschrijven in een logische en coherente tekst?

Over het algemeen neemt de projectcoördinator – in samenspraak met de partners – deze taak op zich. Wanneer het om een groter project gaat, kan het aan te raden zijn in zee te gaan met een consultant die ervaring heeft in een specifiek programma (bijvoorbeeld Erasmus+, Horizon2020 of EaSI). Een projectdossier uitschrijven vraagt immers heel wat tijd en dossiers uitschrijven op Europees niveau vraagt een specifieke expertise: input van verschillende Europese partners verbinden, specifieke kennis rond het subsidieprogramma, specifiek taalgebruik, het projectidee moet gelinkt worden met de EU-beleidsdoelstellingen, … De ervaring leert dat sommige zeer goede projectideeën van sterke organisaties en consortia niet goedgekeurd worden omdat het aanvraagdossier inhoudelijk zwak is (bij gebrek aan specifieke Europese expertise).

Het is niet moeilijk om een consultant te vinden die deze taak kan opnemen, maar het is wel een hele uitdaging om er één te vinden die betaalbaar is. In de zoektocht kan het volgende helpen:

• Sommige consultants werken via het ‘no-cure-no-pay-principe'. Er zal enkel een factuur volgen indien het project wordt goedgekeurd.
• Andere vragen geen vergoeding om het project uit te schrijven, maar nemen wel een rol binnen het project waarvoor ze dan ook een vergoeding krijgen uit het projectbudget. Dit gaat vaak om het werkpakket ‘Projectevaluatie’ of coördinatie.
• Vaak zijn hogescholen (die opleidingen verstrekken in het sociale domein) bereid om een project uit te schrijven, in samenwerking met actoren uit het terrein, als dit in hun doelstellingen past en als ze zelf als partner kunnen deelnemen.

Verwacht evenwel niet dat de consultant al het werk zal overnemen. Zeker de kern van het project, de doelstellingen en de eindproducten moeten geschreven worden door experten op het terrein. Maak duidelijke afspraken met de projectschrijver én alle partners wie welke informatie zal aanleveren, maar laat de eindredactie over aan één auteur. Zoals gezegd: de consistentie van de projectaanvraag is essentieel.

Klik hier voor een lijst van consultants die ervaringen hebben in het sociale domein. Ze gaven aan dat modellen van samenwerking zoals hiervoor beschreven bespreekbaar zijn.

Met wie wil je samenwerken?

• Hoe vind je de juiste partners?
• Wie schrijft het project uit?